Top 11 Ground Rules Untuk Melakukan Sesi Perencanaan Strategis

Melakukan sesi perencanaan strategis yang baik sangat penting untuk keberhasilan rencana strategis yang kuat; salah satu yang mencakup tujuan dan sasaran yang spesifik dan terukur, memberikan arahan yang jelas bagi organisasi. Untuk memastikan bahwa retret perencanaan yang sebenarnya seproduktif mungkin, aturan dasar harus ditetapkan dan didiskusikan sebelum dimulainya. Artikel ini memberikan daftar 11 aturan dasar yang saya yakini penting dalam mengelola retret perencanaan yang berhasil.

1. Sajikan agenda atau jadwal tertulis untuk hari itu sehingga semua orang mengetahui kegiatan hari itu. Pastikan untuk mendiskusikan waktu makan dan istirahat, tanyakan apakah ada item agenda yang perlu klarifikasi, dan tanyakan apakah ada tambahan dalam agenda. Ada kalanya suatu penambahan dapat diminta tetapi tidak perlu terkait dengan sesi perencanaan strategis. Jika ini masalahnya, letakkan masalah di "tempat parkir". Jika waktu tersisa di akhir sesi, Anda dapat mendiskusikan item pada saat itu atau memasukkannya ke agenda untuk rapat dewan berikutnya.

2. Minta peserta untuk hadir dan terlibat sepenuhnya untuk seluruh sesi. Perhatian mereka harus difokuskan pada agenda dan kegiatan hari itu, bukan pada pekerjaan atau masalah pribadi.

3. Minta peserta untuk mematikan ponsel mereka selama durasi sesi perencanaan. Ini akan mencegah gangguan yang tidak perlu, dan mencegah orang dari membaca pesan teks atau SMS. Interupsi harus dijaga seminimal mungkin, karena dapat mengganggu dan memutus aliran percakapan.

4. Minta peserta untuk saling menghargai komentar, ide, dan saran masing-masing, apakah mereka setuju atau tidak setuju. Karena Anda ingin seseorang menghormati pikiran Anda, perlakukan mereka dengan cara yang sama. Selain itu, Anda mungkin tidak setuju dengan apa yang dikatakan seseorang tetapi mungkin joging sesuatu dalam pikiran Anda yang penting untuk disebutkan.

5. Pastikan setiap peserta diberi kesempatan untuk sepenuhnya mengekspresikan ide-idenya tanpa gangguan. Jika Anda merumuskan pikiran dalam pikiran Anda ketika seseorang berbicara, Anda benar-benar tidak mendengarkan orang itu. Pastikan orang yang berbicara mampu menyelesaikan pikirannya sebelum Anda mengekspresikan pendapat Anda.

6. Tergantung pada waktu yang ditentukan untuk setiap item agenda, Anda mungkin harus membatasi komentar setiap orang. Di muka, beri tahu orang-orang jika ada batas waktu mengenai berapa menit mereka harus mengungkapkan pendapat mereka mengenai item tertentu. Jika Anda menetapkan batasan waktu, pastikan seseorang ditunjuk sebagai pencatat waktu.

7. Komunikasikan bahwa tidak ada ide adalah ide yang buruk. Peserta harus merasa bebas untuk bertukar pikiran. Beberapa ide terbaik berasal dari pikiran spontan, karena satu pemikiran bisa menjadi batu loncatan untuk pemikiran lain.

8. Hindari "kami melakukan itu di masa lalu dan tidak / tidak akan berhasil." Mencekik pikiran seseorang dapat mencegah mereka menyarankan orang lain. Selain itu, sementara tindakan atau upaya tidak berhasil di masa lalu, mungkin dapat berfungsi hari ini dengan beberapa penyesuaian.

9. Sarankan bahwa jika Anda melihat seseorang yang diam atau tidak berkontribusi, mintalah masukan dan ide mereka. Salah satu cara untuk mencegah orang-orang agar tetap diam adalah berkeliling dalam lingkaran dan meminta mereka untuk memasukkan.

10. Diskusikan kerahasiaan, karena beberapa diskusi harus dijaga kerahasiaannya (mis., Mendiskusikan masalah karyawan, mitra kolaboratif yang tidak menarik berat badan mereka). Barang-barang rahasia harus diputuskan terlebih dahulu. Jika Anda merasa perlu, Anda dapat meminta peserta menandatangani pernyataan kerahasiaan sebelum memulai retret.

11. Pastikan bahwa peserta memiliki pernyataan misi organisasi di depan mereka dan terus melihatnya selama sesi perencanaan. Ingatkan mereka bahwa ide atau saran apa pun untuk merencanakan sasaran dan sasaran harus berhubungan langsung dengan pernyataan misi.

Dengan mendiskusikan dan menetapkan aturan dasar untuk sesi perencanaan strategis, ini akan membantu retret berjalan lebih lancar dan efisien, menghasilkan peningkatan produktivitas. Dengan menetapkan aturan dasar di muka, Anda meletakkan dasar untuk masukan spontan, ide dan pendekatan baru, komunikasi yang terbuka dan jujur, dan pemecahan masalah secara kreatif. Ini tidak hanya akan membantu Anda dalam mengelola sesi perencanaan Anda, tetapi ini juga akan membantu Anda mengembangkan rencana strategis yang solid.

Hak Cipta 2009 © Sharon L. Mikrut, Hak cipta dilindungi undang-undang.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *